Na jaře se mnozí z nás přesunuli na home office, učili se se Zoomem a jinými platformami pro videohovory, otevřeli a odeslali spousty dokumentů… ale počkat – nešlo by to i lépe? Co třeba využívat cloud a sdílené dokumenty? S tím, jak digitální technologie využívat efektivně a pro urychlení práce, radí Filip Dřímalka, který se zabývá digitální transformací a využitím informačních technologií v byznysu. Spolupracuje například se společnostmi Škoda Auto, ČSOB, innogy, T-Mobile, Sodexo či Henkel.
„Osobní schůzky se proměnily ve videohovory, lidé začali pracovat z domu, firmy se naučily prodávat online,“ vyjadřuje se k období pandemie Filip.
„Je trochu smutné, že digitalizaci ve firmách nenastartovali jejich majitelé či ředitelé, ale miniaturní virus, který zastavil svět a donutil mnohé k akci, k níž se měli odhodlat už dávno.“
Filip je zakladatelem konzultační agentury EF1 a projektu Digiskills.cz zaměřeného na rozvoj digitálních dovedností ve firmách. Ještě před tím, než zavládl „nový normál“, musel mnohé šéfy a zaměstnance firem přesvědčovat, aby těžili více z možností, které jim technologie nabízí. Od jara je tomu logicky jinak a lidé se sami chtějí (respektive musí) v této oblasti přiučit.
„Úroveň digitálních dovedností v Česku není nijak vysoká, jak potvrzují nejen mnohé průzkumy, ale také zkušenost, kterou máme díky více než 5000 realizovaných dotazníků v rámci naší služby Digiskills Assessment. Ze získaných dat jasně vyplývá, že lidé neovládají moderní kancelářské aplikace ani pokročilé nástroje pro spolupráci, nemají digitalizované a automatizované procesy a často postrádají znalosti týkající se digitální bezpečnosti.“
Pokud si říkáte, že toto není váš problém, možná se ještě zamyslete, jestli to tak opravdu je. „Nejzajímavější je však kontrast mezi tím, jak se lidé sami hodnotí, a tím, jaké mají skutečné znalosti. Čím dál víc se ukazuje, že lidé ‚neví, že neví‘, a myslí si, že využívají technologie na maximum. Když se však podíváme na to, jak je skutečně využívají, vidíme, jaké obrovské mezery mají.“
Jedním z nejhorších problémů (který je bohužel stále častý) je zmatek v dokumentaci. „Lidé jsou zavaleni novými a novými informacemi, ale přitom nemohou dohledat ty, které opravdu potřebují. Běžný informační pracovník tráví téměř 10 hodin týdně vytvářením textů či dokumentů a další 4 hodiny věnuje jejich vyhledávání, organizování či vyplňování.“ Mezi zaměstnanci skrz maily putují různé verze dokumentů namísto toho, aby měli ve skupině k dispozici jeden sdílený dokument, který by mohli různě upravovat a komentovat.
Důležité je podle Filipa rozvíjet digitální dovednosti kolegů a zaměstnanců a automatizovat procesy. Ušetříte tak čas, který byste strávili u rutinních a zdlouhavých záležitostí. Využívat bychom měli také kancelářské aplikace jako Microsoft 365 a hlavně s nimi umět pracovat, navazovat digitální partnerství (například Mall.cz nabízí jiným obchodníkům prodej produktů na svém online tržišti) či spolupracovat se startupy. Prioritou firmy by měla být zákaznická zkušenost – od prvních marketingových sdělení přes nákup až po řešení případných problémů. A technologie jsou a budou čím dál víc součástí těchto procesů.
Zobrazit příspěvek na Instagramu
Řešíte nějaký problém? Přijde vám práce zdlouhavá nebo nesmyslně rozplánovaná? Každá firma, tým i jednotlivec mají jiné úkoly a potřeby, které lze s pomocí technologií řešit. Jak se říká „there’s an app for that“ – a něco na tom bude. Dokonce i Apple tohle rčení začal využívat. „Marketing potřebuje odstranit nevhodný objekt na firemní fotografii – existuje na to aplikace, obchodníci zase musejí co nejhospodárněji plánovat cesty – existuje na to aplikace, lektoři sledují čas na školeních – existuje na to aplikace. Jednoduše řečeno, téměř všechny byznysové problémy dnes dokážete vyřešit pomocí technologií.“
Ale co je na technologiích nejlepší? Umožňují nám psát každý den desítky příběhů. „Když si přes aplikaci Rohlik.cz objednáte jídlo, ušetříte hodinu času, kterou místo nákupu můžete věnovat svým blízkým. Když si na jedno kliknutí objednáte hotel na poslední chvíli, ušetříte stovky korun, které můžete darovat na charitu. Když pošlete fotku svých dětí do rodinné skupiny v aplikaci WhatsApp, potěšíte tím své rodiče i prarodiče. A přesně v tom spočívá krása technologií.“
Nezapomínejte ale ani na negativní stránku technologií. Musíte k nim přistupovat jako k dobrému sluhovi, ale i zlému pánovi. Dávejte si pozor na to, co sdílíte, kam a jak. Za všechno se platí, ať už penězi nebo našimi osobními údaji. Využívání technologií má své hranice, ale je samozřejmě jen na vás, jak moc je budete využívat a nechávat se jimi ovládat.
A hlavně – (úspěšná) digitalizace není jen o technologiích. „Podstatná je hodnota, kterou přináší vám, kolegům i zákazníkům. Ať už chcete zvýšit prodej, zrychlit zákaznický servis nebo zjednodušit nástup nových zaměstnanců, potřebujete pro dosažení těchto cílů spolupracovat s lidmi, kteří technologiím rozumějí a umějí s nimi pracovat.“
Pokud byste se o tom, jak účinně digitalizovat (nejen) firmu, chtěli dozvědět více, doporučujeme Filipovu knihu HOT: Jak uspět v digitálním světě. Kniha vám odpoví na otázky, ukáže směr a popíše příklady z praxe mnoha firem. Pochopíte, že nejdůležitější částí procesu jsou lidé – Humans, nastolená inovační atmosféra Organizace, konkrétní Technologie i to, jak je vyhledávat. Naučíte se experimentovat, testovat, propojovat týmy a nacházet inspiraci.
„Tím nejdůležitějším, co můžete díky knize HOT získat, ale nejsou konkrétní technologie nebo nástroje. Je to změna vašeho myšlení…“
I když je kniha věnována především zaměstnancům pracujícím ve firmách, určitě se jejími hlavními principy mohou řídit i lidé v neziskovém sektoru, ve veřejné správě či freelanceři.
Poslechnout si také můžete rozhovory ze světa firem a jejich zkušenosti s digitalizací ve Filipově HOTCASTu, jehož hostem byl mimo jiné i Tomáš Baránek, zakladatel nakladatelství Jan Melvil Publishing, kde vyšla zmíněná kniha.
Na závěr zmíníme Filipovu radu: „Věnujte svou energii a pozornost tomu, co vám dává největší smysl, ať už jde o malé zlepšení ve formě nebo projekt s ambicí změnit svět. Správné technologie vám v tom mohou významně pomoci. Jsou totiž jako švýcarský nůž – nástroj s neuvěřitelným množstvím funkcí, s nímž se dá vylepšit téměř cokoliv.“
